Zu viele Meetings?

Probieren Sie es häufiger mal asynchron

Als Führungskraft können Sie häufiger auf ein Meeting verzichten – oder Sie gestalten es so, dass die Nachteile wegfallen. Eine Möglichkeit dazu: asynchrone Meetings.

Asynchron sind Meetings dann, wenn nicht alle Teilnehmer gleichzeitig (synchron) an einem Ort oder in einer Videokonferenz sind und sich live miteinander austauschen. Der Austausch findet also zeitversetzt statt. Jeder kann sich beteiligen, wenn er dazu Zeit oder einen sinnvollen Beitrag hat. Die Vorteile liegen auf der Hand: Zeitersparnis und möglicherweise qualitativ höherwertige Beiträge, weil die Teilnehmer nicht auf Knopfdruck zu einem festen Termin am Montagmorgen um neun Uhr etwas sagen müssen, sondern dann, wenn sie einen guten Gedanken haben.

Wie läuft ein asynchrones Meeting technisch ab?

Im Prinzip ist schon eine einfache E-Mail-Kommunikation, an der sich über einen Verteiler mehrere Personen beteiligen, ein asynchrones Meeting. Doch jeder weiß, wie unübersichtlich und frustrierend es ist, sich durch lange Diskussionsfäden und Zitatebenen durchzuarbeiten.

Deshalb ist für ein asynchrones Meeting eines der bekannten Kollaborationstools notwendig (wie Teams, Slack, Trello, Asana, Snagit etc.). Hier können Sie für das Meeting einen Chat einrichten und das Thema, die Regeln und den Zeitrahmen vorgeben: Welche Beiträge werden erwartet bzw. Kommunikation soll stattfinden? Bis wann sollen die Teilnehmer ihren Beitrag liefern? Und wann wird das Meeting von wem beendet?

Welche Meetings sich eignen

Nicht jedes Meeting eignet sich dafür, asynchron gestaltet zu werden. Feedback-Gespräche unter vier Augen, Diskussionen über schwierige Themen oder Meetings zum Teambuilding beispielsweise brauchen die persönliche gleichzeitige Anwesenheit. Einige andere aber, die sonst viel Zeit in Anspruch nehmen, eignen sich dagegen gut für einen Versuch. Der Schweizer Kommunikationsexperte Ivan Blatter empfiehlt:

• Status-Updates und Ankündigungen: Oftmals haben Führungskräfte das Gefühl, dass wichtige Ankündigungen oder Status-Updates, die per Mail und Newsletter an die Mitarbeiter verteilt werden, nicht gelesen oder nicht beachtet werden. Deshalb wollen sie der Sache mit einem Meeting mehr Gewicht verleihen. In diesem Fall eignen sich asynchrone Meetings, weil sie weniger Zeit und Aufwand erfordern.
• Brainstormings: Bei Ideen-Meetings übernehmen oft die wenigen extrovertierten Teilnehmer das Zepter und verkaufen ihre Ideen am besten. Introvertierte kommen weniger zu Wort oder trauen sich gar nicht erst, eine Idee beizusteuern. Bei asynchronen Meetings fällt dieser Nachteil weitgehend weg. Die Hürde, sich mit einem eigenen Beitrag zu beteiligen, ist niedriger.